Minggu, 09 Juni 2013

Pocari Sweat

Hari Jumat tanggal 8 Juni 2013, saya bersama 2 orang aggota divisi sponsorship pergi ke Pocari Sweat yang ada di Jalan Kiara Condong. Tujuan saya adalah untuk mempresentasikan acara yang akan kami adakan kepada pihak perusahaan. Sebelumnya, saya telah mempelajari terlebih dahulu proposal acara yang akan saya presentasikan, acara yang yang akan dipresentasikan adalah Panca Masa. Alasan saya dan team memilih acara ini untuk dipresentasikan kepada pihak Pocari Sweat adalah pertama karena dana yang masuk untuk acara ini masih jauh dari target, kedua karena acara ini diadakan di bulan puasa, saya merasa produk Pocari Sweat sangat cocok untuk dikonsumsi pada moment seperti ini karena dapat menghilangkan dahaga setelah seharian berpuasa. Dan dalam acara ini pun masih dapat dipikirkan berbagai keuntungan bagi pihak Pocari, sehingga diharapkan Pocari mau ikut bekerja sama dalam acara ini.

Kendala yang saya hadapi sebagai pihak sponsor adalah ketidakjelasan mengenai konsep acara ini secara keseluruhan ( yang dimengerti hanya yang tertulis dalam proposal). Ketika saya ditanya, permainan apa saja yang akan ada dalam acara, berapa harga tiket untuk mengikuti permainan tersebut, kami semua bingung menjawab pertanyaan tersebut. Satu hal yang saya pelajari di sini adalah kurangnya komunikasi dengan idea concept. Menurut saya, idea concept harus juga memikirkan benefit apa yang bias diterima oleh pihak Pocari Sweat( selain benefit yang sudah ada dalam proposal). Saya juga menyayangkan kerja media partner yang agak terlambat,  karena pihak sponsor biasanya lebih tertarik apabila sudah ada kepastian siapa saja yang akan berperan sebagai media partner. Tugas utama sponsor adalah meyakinkan pihak perusahaan untuk dapat menyumbangkan dana dalam acara ini dengan berbagai benefit yang dapat mereka peroleh. Oleh karena itu, harus ada benefit menarik yang akan mereka peroleh di samping benefit lain yang sudah biasa ( seperti poster, baliho, dll), dalam hal inilah peran idea concept seharusnya dilibatkan. Setelah melakukan presentasi, saya dan team sponsor langsung memberitahukan hal ini kepada pihak idea concept. Kami berharap idea concept dapat mengemukakan berbagai ide brilliant yang dapat membuat pihak sponsor tertarik untuk bergabung dalam acara ini.

Pihak Pocari meminta saya untuk menuliskan benefit yang mereka dapatkan pada suatu file yang terpisah dari proposal. Baru setelah mempelajari benefit yang mereka dapat, saya disuruh memfollow up kembali. Namun, pihak Pocari sudah menginformasikan bahwa mereka tidak dapat mensponsori dalam bentuk fresh money, kerja sama yang paling mungkin dapat dilakukan adalah bandling.Rencananya hari Senin, saya akan mengirimkan benefit yang mereka dapatkan via email.

Selasa, 04 Juni 2013

The price is too high

Hari ini, saya bersama 2 orang anggota sponsorship yang lain mengajukan sponsor ke vespa. Sponsor kali ini ditujukkan untuk acara Panca Masa, yang mengangkat tema tahun 60,70,80,90 dan 2000. Alasan kami memilih vespa sebagai salah satu sponsor adalah karena kesan retro yang dimiliki oleh vespa dan adanya komunitas vespa dalam acara ini.
Kami bertemu langsung dengan sales personal manager vespa, kami pun bisa langsung mempresentasikan proposal Panca Masa. Kami menjelaskan dan menyoroti benefit apa saja yang bisa mereka dapat apabila ikut berpartisipasi dalam acara ini. Sebagai contoh, mereka boleh membuka booth dan akan diadakan lomba berfoto jadul dengan menggunakan vespa sebagai salah satu objek utamanya. Kami juga menjelaskan bahwa dalam acara ini kami akan mengundang komunitas vespa untuk dating dan meramaikan acara tsb. Sang manager terlihat sangat tertarik, namun setelah melihat nilai paket terkecil yang ada di proposal sebesar 38,5 jt, dia tampak sedikit terkejut. Ia menjelaskan dengan jujur bahwa ia tidak mungkin dapat memberikan dana sebesar itu dikarenakan dana promosi yang ada terbatas. Saya pun langsung menjelaskan kemungkinan alternative sponsor lain yang dapat dipilih, seperti membuka booth senilai 4 jt/ hari. Harga ini masih dinilai terlalu fantastis oleh si manager, namun ia akan mencoba mempertimbangkan hal ini terlebih dahulu.
Kesimpulan yang saya dapat adalah untuk meyakinkan orang agar bergabung dan memberikan sponsor dalam suatu acara dibutuhkan benefit yang besar bagi orang tersebut. Orang tersebut akan terus menimbang-nimbang apakah dana yang mereka keluarkan akan sesuai dengan benefit yang mereka terima. Di sinilah negosiasi dengan pihak sponsor menjadi sangat penting.

Rabu, 29 Mei 2013

Finally, there is a result.....

Akhirnya, kerja keras tim sponsor membuahkan hasil. Kami mendapatkan sejumlah dana dari beberapa perusahaan seperti PT Timah Indonesia, PT Lintas Arta, PT Whelen House Indonesia. Dari PT Timah Indonesia kami mendapatkan dana sebesar Rp. 10.000.000,00, dari PT Lintas Arta sebesar Rp 5.000.000,00, dan dari PT Whelen House Indonesia sebesar Rp 15.000.000,00. Saya dan Garuda juga telah mengunjungi PT Sosro Indonesia untuk mengajukan kerja sama sponsor ini dengan pihak mereka. PT Sosro menanggapinya dengan positif, mereka menjanjikan akan ikut serta dalam kerja sama ini dengan memberikan sejumlah uang dan produk mereka. Besarnya uang yang akan diberikan masih harus mereka rundingkan dengan perusahaan pusat.

Kami dari tim sponsor juga sedang menargetkan perusahaan-perusahaan besar untuk menjadi sponsor untuk acara Panca Masa. Perusahaan yang menjadi target kami antara lain Top Coffee dan Kopiko.Kami harus memikirkan cara bagaimana supaya kedua perusahaan ini tertarik untuk menjadi sponsor dari acara kami; benefit menarik apa yang bisa kami berikan kepada mereka terlepas dari benefit umum seperti poster,TVC, dll. Kami ingin dapat mengadakan suatu games dalam acara Panca Masa dengan memasukkan unsur-unsur sponsor ke dalamnya. Dengan cara seperti ini, kami berharap perusahaan-perusahaan tersebut lebih tertarik untuk menjadi sponsor kami.

Senin, 06 Mei 2013

PT Ultrajaya dan PT Unilever

Kedua perusahaan yang terakhir saya approach ternyata tidak memberikan respon yang positif. Untuk PT Ultrajaya, setelah saya mengirimkan proposalnya via email dan melakukan konfirmasi mengenai kelanjutannya, mereka meminta waktu lebih untuk membicarakannya dengan pihak management Ultra.  Tiga hari kemudian, saya kembali menanyakan kepada pihak Ultra dan ternyata mereka menolak untuk bekerja sama dalam acara ini, dikarenakan biaya yang ada sedang dipusatkan untuk membangun perusahaan, begitu alasan penolakan mereka. Untuk PT Unilever, karena saya tidak bisa mendapatkan contact person yang harus dihubungi, maka saya mencoba untuk menghubungi customer service PT Unilever. Kemudian, si operator menanyakan kepada saya brand unilever mana yang ingin saya tuju. Setelah berpikir sesaat, saya menjawab Walls. Dia pun menerangkan bahwa untuk PT Unilever, saya harus mengirimkan proposalnya dalam bentuk hard copy, yaitu dengan cara diposkan ke Corporate Relation Brand Marketing Walls, Jln. Gatot Subroto kav 15 Jakarta 12930 dan ditujukkan untuk PT Unilever Indonesia. Namun, setelah mendiskusikan hal ini dengan anggota kelompok sponsorship yang lain, kami memutuskan untuk tidak mengirimkan proposal. Alasan kami ialah tanpa adanya link internal  satu pun dalam perusahaan rasanya akan sulit untuk bekerja sama dengan perusahaan sebesar PT Unilever, dan kalau pun bisa pasti memakan waktu yang lama.

Saat ini saya sedang mengapproach perusahaan Succor Invest untuk dapat bekerja sama dalam acara Oddisey Festival ini. Kebetulan saya mempunyai seorang kenalan yang bekerja di sana. Saya juga telah mengirimkan proposal dalam bentuk soft copy. Harapan saya ialah setelah semua penolakan yang telah kami alami, mudah-mudahan perusahaan ini setuju dan mau bekerja sama dengan kami dalam acara ini:)

Rabu, 01 Mei 2013

Pengiriman proposal via email kurang efektif

Hari ini, saya mengajukan proposal ke PT Ultrajaya dan PT Unilever. Untuk PT Ultrajaya, saya telah mendapatkan nomor telepon yang harus saya hubungi dari seorang teman. Niat saya, saya ingin langsung mempresentasikan proposal tersebut kepada bagian markom atau PR, namun pihak Ultra ingin agar saya mengirimkan proposalnya terlebih dahulu via email. Bagi saya, mengirimkan proposal via email kurang efektif karena belum tentu mereka bisa membacanya dan tertarik dengan cepat pada acara ini, namun karena hal ini telah menjadi prosedur yang mereka inginkan, jadi saya tetap harus mengikutinya. Untuk PT Unilever, saya hanya mendapatkan kontak email yang bisa saya hubungi, dan saya juga telah mengirimkan proposal tersebut kepada bagian planner marketing. Namun sampai malam ini, saya belum mendapatkan balasan dari kedua perusahaan ini. Karena cara ini kelihatannya kurang berhasil, maka saya akan berusaha untuk mendapatkan kontak dari kedua perusahaan ini dan memberitahukan kepada yang bersangkutan bahwa saya telah mengirimkan proposal kepada mereka, agar setidaknya mereka dapat merespon proposal yang telah saya kirimkan. Saya berharap dengan cara kedua ini, responnya akan lebih positif :)

Selasa, 30 April 2013

Pentingnya Kehadiran Proposal

Hari ini saya mencari calon-calon sponsor dengan mendatangi perusahaan yang sebenarnya saya tidak kenal siapa pun di perusahaan itu. Saya mencoba untuk  mendatangi perusahaan telkomsel yang ada di Jalan Banda. Saya mengetahui letak perusahaan itu, ketika tidak sengaja melewatinya dan saya pun langsung terpikir untuk mencoba mengajukan kerja sama dengan perusahaan itu. Saya berusaha untuk menjadi sepercaya diri mungkin dan bertanya kepada resepsionis apakah mungkin saya dapat bertemu dan menjelaskan konsep acara yang akan kami adakan. Namun, sayangnya bagian PR yang akan saya temui saat itu tidak ada di tempat. Dia pun menganjurkan agar saya menitipkan proposal yang telah dicetak dan apabila perusahaan tertarik maka saya akan dihubungi, namun karena proposal tidak ada satu pun yang telah selesai dicetak maka saya tidak dapat melakukan itu. Saya pun kemudian membuat janji untuk bertemu besok hari. Dari pengalaman hari ini, saya belajar bahwa tidak mudah untuk membuat kesepakatan dengan pihak lain apalagi dengan ketidaklengkapan yang kita miliki, ketidaklengkapan membuat kerja menjadi tidak efektif. Saya sangat menyayangkan keterlambatan pencetakan proposal yang tentunya membuat kerja team menjadi tidak maksimal.

Selasa, 23 April 2013

Introduction

Ini adalah blog pertama yang saya buat. Dalam blog ini saya akan menceritakan segala suka duka yang dialami selama menjalankan tugas saya dalam divisi Sponsorship untuk acara Oddissey dan Haunted House 2013. Bagi saya, menjadi bagian dalam divisi ini merupakan suatu tantangan tersendiri dan menjadi sebuah tanggung jawab yang besar. Ada alasan tersendiri yang mendasari pernyataan saya tersebut yaitu mengingat dana yang dibutuhkan sangat besar dan harus dikumpulkan dalam waktu yang singkat. Sebagai langkah awal untuk melaksanakan tanggung jawab besar dalam divisi Sponsorship ini, seluruh anggota divisi telah mulai untuk mendata link-link perusahaan yang mungkin berminat untuk memberikan sponsor untuk kedua acara ini.

Bagi saya tantangan terbesar dalam divisi ini adalah menemukan link sponsor yang tepat dan melakukan negosiasi dengan para sponsorship sehingga mereka bersedia melakukan kerja sama yang menguntungkan bagi kedua belah pihak.Saya berharap pihak yang memberikan sponsor juga diuntungkan dan memberikan dana bukan atas dasar belas kasihan, saya tidak ingin divisi Sponsor disamakan dengan divisi 'minta-minta uang tanpa dasar apapun'.

Saya berharap dengan bergabungnya saya dalam divisi ini banyak pelajaran berharga yang dapat saya terima seperti kemampuan berkomunikasi, bernegosiasi dan meyakinkan pihak lain.